Politique de confidentialitépolitique de confidentialité

politique de confidentialité

SMART EXCHANGE Co., Ltd. (ci-après dénommée « notre société ») exploite des distributeurs automatiques de change dans les sites touristiques, les hébergements, les gares et autres lieux stratégiques afin de faciliter le séjour des visiteurs étrangers et de dynamiser l'économie locale. Notre mission est de contribuer à une société en mutation grâce à notre activité SMART EXCHANGE, qui consiste à installer et exploiter des distributeurs automatiques de change dans les sites touristiques, les hébergements, les gares et autres lieux stratégiques afin de faciliter le séjour des visiteurs étrangers et de stimuler la consommation locale. Nous proposons également des services d'optimisation des coûts, tels que la rationalisation des opérations et le conseil aux entreprises. Nous nous efforçons d'améliorer la qualité de nos services et la satisfaction de nos clients. Outre le respect des lois et réglementations en vigueur, nous considérons la protection des données personnelles comme une responsabilité sociale essentielle. Par conséquent, nous veillons à ce que tous nos employés soient sensibilisés à l'importance de la protection des données personnelles et à ce qu'elles soient toujours traitées de manière appropriée. Voici notre position fondamentale en matière de protection des données personnelles :

1. Acquisition, utilisation et fourniture d'informations personnelles

Notre société précise le but de l'utilisation des informations personnelles que nous acquérons et n'acquiert des informations personnelles que dans la mesure nécessaire pour atteindre cet objectif.

Lors de l'acquisition d'informations personnelles directement auprès de la personne en question, notre société obtient le consentement par écrit ou par une méthode alternative aux fins d'utilisation et de traitement des informations. (Cela s'applique à toutes les informations personnelles fournies par notre société à des fins commerciales, y compris non seulement les clients mais également les employés et partenaires commerciaux.)

De plus, sauf dans les cas suivants, nous n'utiliserons pas le produit au-delà de la portée nécessaire pour atteindre l'objectif d'utilisation (ci-après dénommé « utilisation non intentionnelle »), et nous ne le divulguerons pas ni ne le fournirons à un tiers sans le consentement. de la personne en question. Nous veillerons à ce que des mesures visant à prévenir ces choses soient mises en œuvre via notre système de gestion de la protection des informations personnelles.

• (a) Lorsque requis par la loi
• (b) Lorsqu'il est nécessaire de protéger la vie, l'intégrité physique ou les biens d'une personne et qu'il est difficile d'obtenir son consentement
• (c) Lorsqu'il est particulièrement nécessaire d'améliorer la santé publique ou de promouvoir le développement sain des enfants et qu'il est difficile d'obtenir le consentement de la personne concernée
• (d) Lorsqu'il est nécessaire de coopérer avec un organisme national, une collectivité locale ou une personne mandatée par eux dans l'exercice des missions prévues par la loi, et qu'il existe un risque que l'obtention du consentement entrave l'exécution de ces missions

2. Respect des lois, directives nationales et autres normes

Notre entreprise se conforme aux lois et réglementations concernant les informations personnelles, aux directives établies par le gouvernement et à d'autres normes.

3. Concernant la prévention et la correction des fuites, des pertes ou des dommages aux informations personnelles

Notre société mettra en œuvre les mesures de sécurité nécessaires et appropriées pour prévenir et corriger la fuite, la perte ou l'endommagement des informations personnelles.

4. Plaintes et consultations concernant les renseignements personnels

Notre société répondra rapidement et de manière appropriée aux plaintes et consultations concernant les informations personnelles. Veuillez contacter le bureau de renseignements concernant les informations personnelles ci-dessous.

5. Amélioration continue du système de gestion de la protection des informations personnelles

Notre société a mis en place et exploite un système de gestion de la protection des informations personnelles qui stipule un code de conduite, un règlement intérieur et des règles concernant la protection et le traitement approprié des informations personnelles. De plus, nous améliorerons continuellement notre système de gestion de la protection des informations personnelles grâce à des inspections opérationnelles régulières, des audits internes et des examens de direction.

Nous diffuserons soigneusement cette politique à tous les employés et la rendrons publique à toutes les parties liées.

Établi le 1er avril 2015
Dernière révision le 18 avril 2025
SMART EXCHANGE Co., Ltd.
Directeur représentant　Masato Nakano

Point de contact pour les demandes de renseignements concernant la protection des informations personnelles

SMART EXCHANGE Co., Ltd. Bureau d'accueil des renseignements personnels Tokyo Shiodome Building 6F, 1-9-1 Higashi-Shinbashi, Minato-ku, Tokyo 105-7306
TÉL. : 03-6281-4200
E-mail : contact@smart-exchange.co.jp

Finalité de l'utilisation des informations personnelles obtenues directement par écrit

La finalité de l'utilisation des informations personnelles acquises par notre société est la suivante.

Informations personnelles obtenues lors de demandes de renseignements concernant nos produits et services

• Pour répondre aux demandes de renseignements, demandes, plaintes, etc. des clients.
• Pour fournir des informations sur nos produits et services.

Informations personnelles obtenues lors de l'utilisation de nos produits et services

• Pour le traitement des demandes de nos services, la facturation, etc.
• Pour fournir nos services et les communications associées.
• Pour fournir diverses informations concernant nos services.

Informations personnelles obtenues auprès de nos dirigeants et employés

• Pour gérer l'emploi, payer les salaires, etc.
• Mener les opérations générales de l'entreprise telles que la gestion du personnel, les prestations sociales et les interventions d'urgence.

Informations personnelles lors d'une candidature à un recrutement par notre entreprise

• Effectuer la sélection du recrutement.

Finalité de l'utilisation des informations personnelles obtenues par des méthodes autres que l'écriture directe

Informations personnelles acquises par notre entreprise dans le cadre de travaux contractuels

• Réaliser les affaires confiées par nos clients.

Informations personnelles obtenues grâce à l'enregistrement des appels dans les opérations du centre d'appels

• Améliorer la qualité de la correspondance téléphonique avec les clients.

• *Nous pouvons enregistrer des appels téléphoniques aux fins énumérées ci-dessus.

Informations personnelles acquises par les caméras de surveillance dans l'activité SMART EXCHANGE

• À des fins de prévention du crime concernant nos produits et services.

• *Aux fins ci-dessus, nous pouvons installer des caméras de surveillance sur les équipements ou les lieux d'installation pour prendre des photos.

Nous collecterons des informations personnelles uniquement dans la mesure nécessaire pour atteindre ces objectifs d'utilisation.

Concernant les procédures de divulgation des informations personnelles du client soumises à divulgation (données personnelles conservées)

En ce qui concerne les renseignements personnels que vous nous avez confiés aux fins énoncées ci-dessus (obtenus directement par écrit), si ces renseignements personnels relèvent de la catégorie des renseignements personnels soumis à divulgation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la norme JIS (JIS Q15001:2023), nous répondrons de façon appropriée, conformément aux dispositions de la loi, aux demandes de notification de la finalité de l’utilisation de ces renseignements personnels, de divulgation, de correction, d’ajout ou de suppression de contenu, de suspension de l’utilisation, d’effacement ou de suspension de la communication à des tiers (ci-après dénommées « divulgation, etc. »).

Informations concernant la mise en œuvre de la demande de divulgation

Nom de l'entreprise, représentant, responsable de la protection des informations personnelles, etc.

Tokyo Shiodome Building 6F, 1-9-1 Higashi-Shinbashi, Minato-ku, Tokyo 105-7306
SMART EXCHANGE Co., Ltd.　Directeur représentant Masato Nakano
Responsable protection des données personnelles : Directeur, Dép. promotion commerciale
Contact : contact@smart-exchange.co.jp

Mesures prises pour une gestion sûre des données personnelles conservées

Notre société prend les mesures suivantes pour gérer en toute sécurité les données personnelles conservées, sur la base d'une compréhension de l'environnement externe.

Mesures de contrôle de sécurité organisationnelle	Établir une structure organisationnelle, fonctionnant conformément aux règles concernant le traitement des données personnelles, établir des moyens pour confirmer l'état du traitement des données personnelles, établir un système pour répondre aux incidents tels que les fuites, comprendre l'état du traitement et revoir la gestion de la sécurité. mesures, etc. Nous prenons les mesures nécessaires à cet égard.
Mesures de gestion de la sécurité du personnel	Nous proposons régulièrement des formations à nos collaborateurs sur les points à noter concernant le traitement des données personnelles. De plus, nous avons obtenu un serment écrit qui inclut les questions liées à la confidentialité des données personnelles.
Mesures de contrôle de la sécurité physique	Prendre les mesures nécessaires pour gérer les zones où les données personnelles sont traitées, prévenir le vol d'équipements et de supports électroniques, prévenir les fuites lors du transport de supports électroniques, supprimer les données personnelles et éliminer les équipements, les supports électroniques, etc.
Mesures de contrôle de sécurité technique	Concernant les systèmes d'information, nous prenons les mesures nécessaires pour contrôler l'accès, identifier et authentifier les accesseurs, empêcher les accès non autorisés de l'extérieur et prévenir les fuites dues à l'utilisation des systèmes d'information.

Contact pour les demandes de divulgation, etc.

Si vous demandez une divulgation, etc., veuillez envoyer les documents requis et les frais à l'adresse ci-dessous.

Documents à soumettre lors d’une demande de divulgation, etc.

• *Veuillez envoyer une copie de l'un des documents suivants pour prouver votre identité ou celle de votre représentant.

• Permis de conduire (si l'adresse permanente est affichée, veuillez masquer la partie concernée)
• Carte d'assurance maladie
• Passeport
• Manuel des pensions nationales
• Carte de résident de base avec photo
• Carnet de pension sociale
• Certificat d'enregistrement pour étrangers
• Certificat photo délivré par d'autres institutions publiques

commission

Si vous demandez une « divulgation » ou une « notification du but de l'utilisation », les frais suivants seront facturés.

Montant des frais	1 000 yens par demande

• *Concernant les frais de traitement, veuillez joindre des timbres-poste ou un mandat postal pour les frais de traitement.

Contact pour les demandes de renseignements/plaintes concernant le traitement des informations personnelles

Service de renseignements personnels de SMART EXCHANGE Co., Ltd.

Bâtiment Tokyo Shiodome, 6e étage, 1-9-1 Higashi-Shinbashi, Minato-ku, Tokyo 105-7306
E-mail : contact@smart-exchange.co.jp
Heures d'ouverture de la réception pour les demandes de renseignements personnels : Jours de semaine (du lundi au vendredi) de 10 h à 18 h

• *De plus, comme notre société est une entreprise cible de l'Association japonaise pour la promotion de l'économie et de la société de l'information, une organisation certifiée pour la protection des informations personnelles, vous pouvez également contacter le bureau de renseignements de l'Association japonaise pour la promotion de l'économie et de la société de l'information ci-dessous.

Institut japonais pour la promotion de l'économie numérique (JIPDEC)
Centre de promotion du Privacy Mark　Bureau du Privacy Mark

Roppongi First Building, 1-9-9 Roppongi, Minato-ku, Tokyo 106-0032
TÉL.03-5860-7563　FAX.03-5573-0562
Heures d'accueil : Jours ouvrés (lun.–ven.) 9h30–17h00 (hors 12h00–13h00)