隱私權政策隱私權政策
隱私權政策
SMART EXCHANGE Inc.（以下簡稱「本公司」）以「讓日本成為世界第一的旅遊勝地」作為經營理念，致力於透過SMART EXCHANGE業務為社會做出貢獻。品質和客戶滿意度。除了重視合規、遵守法律之外，我們也認為保護個人資訊是一項重要的社會責任。為此，我們確保所有員工都意識到保護個人資訊的重要性，並且始終妥善處理個人資訊。我們保護個人資訊的基本立場如下：
1.個人資訊的取得、使用和提供
本公司明確所取得的個人資訊的使用目的，並僅在實現該目的所需的範圍內取得個人資訊。
本公司在直接向本人取得個人資訊時，會以書面或其他方式取得資訊使用目的及處理的同意。 （這適用於我們公司出於商業目的提供的所有個人信息，不僅包括客戶，還包括員工和業務合作夥伴。）
此外，除下列情況外，我們不會超出實現使用目的所必需的範圍（以下簡稱「非目的使用」）使用該產品，也不會未經同意而向第三方披露或提供該產品該人的。我們將確保透過我們的個人資訊保護管理系統實施防止此類情況發生的措施。
- （a）依據法律法規的情況
- （b）在保護他人生命、身體或財產必要時，且難以取得本人同意的情況
- （c）在提高公共衛生或促進兒童健全發育特別必要時，且難以取得本人同意的情況
- （d）在國家機關、地方公共團體或其委託的人員履行法律規定的職務時，有必要予以協助，且有可能因取得本人同意而妨礙該職務的履行時
2.遵守法律、國家準則和其他規範
本公司遵守有關個人資訊的法律法規、政府制定的方針以及其他規範。
3.關於個人資訊的外洩、遺失、毀損的預防及糾正
本公司將實施必要且適當的安全措施，以防止和糾正個人資訊的洩漏、遺失或損壞。
4.有關個人資訊的投訴及諮詢
對於有關個人資訊的投訴和諮詢，本公司將及時、適當地應對。有關以下個人信息，請聯繫諮詢台。
5.持續完善個人資訊保護管理體系
本公司建立並運作個人資訊保護管理體系，規定了有關個人資訊的保護和適當處理的行為準則、內部規定和規則。此外，我們將透過定期營運檢查、內部稽核和管理審查，持續改善我們的個人資訊保護管理系統。
我們將向全體員工徹底宣傳本政策，並向所有相關人士公開。
制定日期：2015年4月1日
最終修訂：2025年4月18日
SMART EXCHANGE 株式會社
代表取締役 中野 雅人
- 個人資訊保護相關諮詢窗口
- SMART EXCHANGE 個人資料接待處，東京汐留大樓6樓，東京都港區東新橋1-9-1，郵編105-7306
電話：03-6281-4200
電子郵件：contact@smart-exchange.co.jp
直接以書面形式獲得的個人資訊的使用目的
本公司所取得的個人資訊的使用目的如下。
查詢我們的產品和服務時獲得的個人信息
- 回應客戶的詢問、要求、投訴等。
- 提供有關我們的產品和服務的資訊。
使用我們的產品和服務時所獲得的個人信息
- 用於處理我們的服務申請、計費等。
- 提供我們的服務和相關通訊。
- 提供有關我們服務的各種資訊。
從我們的管理人員和員工獲得的個人訊息
- 管理就業、支付薪資等。
- 進行人事管理、福利待遇、緊急應變等公司一般運作。
申請本公司招聘時的個人信息
- 進行招募選拔。
透過直接書寫以外的方式取得的個人資訊的使用目的
本公司透過合約工作取得的個人訊息
- 承辦客戶委託的業務。
透過呼叫中心運作中的通話錄音所獲得的個人訊息
- 提高與客戶的電話通訊品質。
- *我們可能會出於上述目的對電話進行錄音。
SMART EXCHANGE業務中監視攝影機所取得的個人信息
- 用於預防與我們的產品和服務有關的犯罪目的。
- *出於上述目的，我們可能會在設備或安裝地點安裝監視攝影機進行拍照。
我們只會在實現這些使用目的所需的範圍內收集個人資訊。
關於公開對象的客戶個人資訊（所持有的個人資訊）的公開程序
對於您為上述目的委託給我們的個人資訊（以書面形式直接取得），如果該個人資訊屬於《個人資訊保護法》和JIS標準（JIS Q15001:2023）規定的須予揭露的個人資訊類別，我們將依照法律規定，對有關該個人資訊的使用目的、揭露、更正、新增或刪除內容、暫停使用、刪除內容或暫停內容的內容向第三方使用、刪除或回應」、暫停要求提供「暫停內容、暫停內容」。
有關披露請求實施的信息
企業名稱、代表人、個人資訊保護負責人等
〒105-7306 東京都港區東新橋1-9-1 東京汐留大廈6樓
SMART EXCHANGE 株式會社 代表取締役 中野 雅人
個人資訊保護管理者：業務推進部 部長
聯絡方式：contact@smart-exchange.co.jp
為安全管理所保留的個人資料所採取的措施
本公司基於對外部環境的了解，採取以下措施來安全地管理所保留的個人資料。
| 組織安全控制措施 | 建立組織結構，按照有關個人資料處理的規定進行操作，建立確認個人資料處理狀況的手段，建立應對洩漏等事件的系統，了解處理狀況並審查安全管理對此，我們正在採取必要的措施。 |
|---|---|
| 人員安全管理措施 | 我們定期為員工提供有關個人資料處理注意事項的培訓。此外，我們還獲得了一份書面誓言，其中包括與個人資料保密相關的事項。 |
| 實體安全控制措施 | 採取必要措施管理個人資料處理區域，防止設備和電子介質被盜，防止傳輸電子媒體時洩漏，刪除個人數據，以及處理設備、電子介質等。 |
| 技術安全控制措施 | 對於資訊系統，我們採取必要的措施來控制訪問，對訪問者進行識別和認證，防止外部未經授權的訪問，防止因資訊系統使用而造成的洩密。 |
公開等請求的聯絡方式
如果您要求揭露等，請將所需文件和費用郵寄至以下地址。
SMART EXCHANGE株式會社個人資訊保護諮詢聯絡地址：東京都港區東新橋1-9-1，郵編105-7306，東京汐留大樓6樓，業務推進部，主任
要求公開等時應提交的文件
| 文件名稱 / 申請人 | 您的身分 | 合法代表 | 任何代理人 | 評論 |
|---|---|---|---|---|
| 個人資訊揭露申請表 | ○ | ○ | ○ | - |
| 證明您身分的文件 | ○ | - | - | - |
| 證明您是代理人的文件 | - | ○ | ○ | - |
| 加蓋本人印章的授權書 | - | - | ○ | - |
| 證明您是法定代理人的文件 | - | ○ | - | - |
- *請發送以下文件之一的副本以證明您的身份或您的代表。
- 駕駛執照（如果顯示永久地址，請隱藏相關部分）
- 健康保險卡
- 護照
- 國民年金手冊
- 附照片的居民基本台帳卡
- 福利退休金筆記本
- 外國人登入證明書
- 其他公家機關所發的附照片的證明
委員會
如果您要求“揭露”或“使用目的通知”，將收取以下費用。
| 費用金額 | 每次請求 1,000 日元 |
|---|
- *關於手續費，請附上郵票或郵政匯票作為手續費。
有關個人資訊處理的諮詢/投訴的聯絡方式
- SMART EXCHANGE Inc.個人資訊諮詢窗口
- 東京都港區東新橋 1-9-1 東京汐留大樓 6 樓 郵編：105-7306
電子郵件：contact@smart-exchange.co.jp
個人資料查詢接待時間：工作日（週一至週五）10:00-18:00
- *此外，由於本公司是日本資訊經濟社會振興協會（個人資訊保護認證機構）的對象企業，因此您也可以聯絡日本資訊經濟社會振興協會的諮詢窗口。
- 一般財團法人日本資訊經濟社會推進協會（JIPDEC）
隱私標誌推進中心 隱私標誌事務局 - 〒106-0032 東京都港區六本木一丁目9番9號 六本木第一大廈內
TEL.03-5860-7563 FAX.03-5573-0562
受理時間：工作日（週一至週五）9:30～17:00（12:00～13:00除外）