Kebijakan pribadiKebijakan pribadi

Kebijakan pribadi

SMART EXCHANGE Co., Ltd. (selanjutnya disebut "perusahaan kami") mengoperasikan mesin penukaran mata uang asing di destinasi wisata, akomodasi, pusat transportasi, dan lokasi lainnya untuk meningkatkan kenyamanan bagi wisatawan mancanegara dan mendorong konsumsi dalam perekonomian lokal. Misi kami adalah berkontribusi pada perubahan masyarakat melalui bisnis SMART EXCHANGE kami, yang memasang dan mengoperasikan mesin penukaran mata uang asing di destinasi wisata, akomodasi, pusat transportasi, dan lokasi lainnya untuk meningkatkan kenyamanan bagi wisatawan mancanegara dan meningkatkan konsumsi dalam perekonomian lokal. Kami juga menyediakan layanan optimalisasi biaya, seperti merampingkan operasional bisnis dan merampingkan konsultasi untuk klien korporat. Kami berupaya meningkatkan kualitas layanan dan kepuasan pelanggan. Selain menekankan kepatuhan dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan, kami juga percaya bahwa melindungi informasi pribadi merupakan tanggung jawab sosial yang penting. Oleh karena itu, kami memastikan bahwa semua karyawan menyadari pentingnya melindungi informasi pribadi dan memastikan bahwa informasi tersebut selalu ditangani dengan tepat. Dengan ini kami menyatakan sikap dasar kami tentang perlindungan informasi pribadi sebagai berikut:

1. Akuisisi, penggunaan, dan penyediaan informasi pribadi

Perusahaan kami menentukan tujuan penggunaan informasi pribadi yang kami peroleh, dan memperoleh informasi pribadi hanya sejauh yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.

Saat memperoleh informasi pribadi langsung dari orang yang bersangkutan, perusahaan kami memperoleh persetujuan secara tertulis atau dengan metode alternatif untuk tujuan penggunaan dan penanganan informasi tersebut. (Ini berlaku untuk semua informasi pribadi yang diberikan oleh perusahaan kami untuk tujuan bisnis, termasuk tidak hanya pelanggan tetapi juga karyawan dan mitra bisnis.)

Selain itu, kecuali dalam kasus berikut, kami tidak akan menggunakan produk di luar cakupan yang diperlukan untuk mencapai tujuan penggunaan (selanjutnya disebut sebagai "penggunaan yang tidak bertujuan"), kami juga tidak akan mengungkapkan atau memberikannya kepada pihak ketiga tanpa izin. dari orang yang bersangkutan. Kami akan memastikan bahwa langkah-langkah untuk mencegah hal-hal ini diterapkan melalui sistem manajemen perlindungan informasi pribadi kami.

• (a) Ketika diwajibkan oleh hukum
• (b) Ketika diperlukan untuk melindungi nyawa, tubuh, atau harta benda seseorang dan sulit mendapatkan persetujuan orang tersebut
• (c) Ketika sangat diperlukan untuk meningkatkan kesehatan masyarakat atau mendorong perkembangan anak yang sehat dan sulit mendapatkan persetujuan orang tersebut
• (d) Ketika diperlukan untuk bekerja sama dengan lembaga nasional, pemerintah daerah, atau orang yang dipercayakan oleh mereka dalam melaksanakan urusan yang ditentukan undang-undang, dan ada risiko bahwa mendapatkan persetujuan akan menghambat pelaksanaan urusan tersebut

2. Kepatuhan terhadap hukum, pedoman nasional dan norma-norma lainnya

Perusahaan kami mematuhi undang-undang dan peraturan mengenai informasi pribadi, pedoman yang ditetapkan oleh pemerintah, dan norma lainnya.

3. Mengenai pencegahan dan koreksi kebocoran, kehilangan atau kerusakan informasi pribadi

Perusahaan kami akan menerapkan langkah-langkah keamanan yang diperlukan dan tepat untuk mencegah dan memperbaiki kebocoran, kehilangan, atau kerusakan informasi pribadi.

4. Keluhan dan konsultasi mengenai informasi pribadi

Perusahaan kami akan segera dan dengan tepat menanggapi keluhan dan konsultasi mengenai informasi pribadi. Silakan hubungi meja pertanyaan mengenai informasi pribadi di bawah ini.

5. Peningkatan berkelanjutan pada sistem manajemen perlindungan informasi pribadi

Perusahaan kami telah menetapkan dan mengoperasikan sistem manajemen perlindungan informasi pribadi yang menetapkan kode etik, peraturan internal, dan aturan mengenai perlindungan dan penanganan informasi pribadi yang tepat. Selain itu, kami akan terus meningkatkan sistem manajemen perlindungan informasi pribadi kami melalui inspeksi operasional rutin, audit internal, dan tinjauan manajemen.

Kebijakan ini akan kami sosialisasikan secara menyeluruh kepada seluruh karyawan dan diumumkan kepada seluruh pihak terkait.

Ditetapkan 1 April 2015
Revisi terakhir 18 April 2025
SMART EXCHANGE Co., Ltd.
Direktur Perwakilan　Masato Nakano

Titik kontak untuk pertanyaan mengenai perlindungan informasi pribadi

Meja Resepsi Informasi Pribadi SMART EXCHANGE, Gedung Tokyo Shiodome Lantai 6, 1-9-1 Higashi-Shinbashi, Minato-ku, Tokyo 105-7306
TELP: 03-6281-4200
Email: contact@smart-exchange.co.jp

Tujuan penggunaan informasi pribadi yang diperoleh secara tertulis

Tujuan penggunaan informasi pribadi yang diperoleh perusahaan kami adalah sebagai berikut.

Informasi pribadi yang diperoleh saat mengajukan pertanyaan mengenai produk dan layanan kami

• Untuk menanggapi pertanyaan, permintaan, keluhan, dll dari pelanggan.
• Untuk memberikan informasi mengenai produk dan layanan kami.

Informasi pribadi yang diperoleh saat menggunakan produk dan layanan kami

• Untuk memproses aplikasi untuk layanan kami, penagihan, dll.
• Untuk menyediakan layanan kami dan komunikasi terkait.
• Untuk menyampaikan berbagai informasi mengenai layanan kami.

Informasi pribadi diperoleh dari petugas dan karyawan kami

• Untuk mengelola pekerjaan, membayar gaji, dll.
• Untuk melakukan operasi umum perusahaan seperti manajemen personalia, tunjangan kesejahteraan, dan tanggap darurat.

Informasi pribadi saat melamar rekrutmen oleh perusahaan kami

• Untuk melakukan penyaringan rekrutmen.

Tujuan penggunaan informasi pribadi yang diperoleh melalui metode selain penulisan langsung

Informasi pribadi yang diperoleh perusahaan kami melalui kontrak kerja

• Untuk menjalankan bisnis yang dipercayakan oleh pelanggan kami.

Informasi pribadi diperoleh melalui rekaman panggilan dalam operasional call center

• Meningkatkan kualitas korespondensi telepon dengan pelanggan.

• *Kami dapat merekam panggilan telepon untuk tujuan yang tercantum di atas.

Informasi pribadi diperoleh melalui kamera pengintai di bisnis SMART EXCHANGE

• Untuk tujuan pencegahan kejahatan terkait produk dan layanan kami.

• *Untuk tujuan di atas, kami dapat memasang kamera pengintai pada peralatan atau lokasi pemasangan untuk mengambil foto.

Kami akan mengumpulkan informasi pribadi hanya sejauh yang diperlukan untuk mencapai tujuan penggunaan ini.

Mengenai tata cara pengungkapan informasi pribadi pelanggan yang harus diungkapkan (data pribadi yang disimpan)

Terkait dengan informasi pribadi yang telah Anda percayakan kepada kami untuk tujuan yang disebutkan di atas (diperoleh secara langsung secara tertulis), jika informasi pribadi tersebut termasuk dalam kategori informasi pribadi yang tunduk pada pengungkapan berdasarkan Undang-Undang Perlindungan Informasi Pribadi dan standar JIS (JIS Q15001:2023), kami akan menanggapi dengan tepat sesuai dengan ketentuan hukum atas permintaan pemberitahuan tentang tujuan penggunaan informasi pribadi tersebut, pengungkapan, koreksi, penambahan atau penghapusan konten, penangguhan penggunaan, penghapusan, atau penangguhan penyediaan kepada pihak ketiga (selanjutnya disebut sebagai "pengungkapan, dll.").

Informasi mengenai pelaksanaan permintaan keterbukaan

Nama perusahaan bisnis, perwakilan, manajer perlindungan informasi pribadi, dll.

Tokyo Shiodome Building Lantai 6, 1-9-1 Higashi-Shinbashi, Minato-ku, Tokyo 105-7306
SMART EXCHANGE Co., Ltd.　Direktur Perwakilan Masato Nakano
Manajer Perlindungan Data Pribadi: Direktur Dept. Promosi Bisnis
Kontak: contact@smart-exchange.co.jp

Tindakan yang diambil untuk pengelolaan yang aman atas data pribadi yang disimpan

Perusahaan kami mengambil langkah-langkah berikut untuk mengelola data pribadi yang disimpan dengan aman berdasarkan pemahaman terhadap lingkungan eksternal.

Langkah-langkah pengendalian keamanan organisasi	Menetapkan struktur organisasi, beroperasi sesuai dengan peraturan mengenai penanganan data pribadi, menetapkan sarana untuk mengonfirmasi status penanganan data pribadi, menetapkan sistem untuk merespons insiden seperti kebocoran, memahami status penanganan, dan meninjau manajemen keselamatan tindakan, dll. Kami mengambil tindakan yang diperlukan terkait hal ini.
Langkah-langkah manajemen keselamatan personel	Kami memberikan pelatihan rutin kepada karyawan kami mengenai hal-hal yang perlu diperhatikan terkait penanganan data pribadi. Selain itu, Kami juga telah memperoleh sumpah tertulis yang mencakup hal-hal terkait kerahasiaan data pribadi.
Langkah-langkah pengendalian keamanan fisik	Mengambil tindakan yang diperlukan untuk mengelola area di mana data pribadi ditangani, mencegah pencurian peralatan dan media elektronik, mencegah kebocoran saat mengangkut media elektronik, menghapus data pribadi, dan membuang peralatan, media elektronik, dll. Saya.
Langkah-langkah pengendalian keamanan teknis	Terkait sistem informasi, kami mengambil tindakan yang diperlukan untuk mengontrol akses, mengidentifikasi dan mengautentikasi pengakses, mencegah akses tidak sah dari luar, dan mencegah kebocoran akibat penggunaan sistem informasi.

Kontak untuk permintaan pengungkapan, dll.

Jika Anda meminta pengungkapan, dll., silakan kirimkan dokumen dan biaya yang diperlukan ke alamat di bawah ini.

Dokumen yang harus diserahkan saat meminta pengungkapan, dll.

• *Silakan kirimkan salinan salah satu dokumen berikut untuk membuktikan identitas Anda atau perwakilan Anda.

• Surat Izin Mengemudi (jika alamat tetap ditampilkan, harap sembunyikan bagian yang relevan)
• Kartu asuransi kesehatan
• Paspor
• Buku pegangan pensiun nasional
• Kartu registrasi penduduk dasar dengan foto
• Buku catatan pensiun kesejahteraan
• Sertifikat pendaftaran orang asing
• Sertifikat foto yang dikeluarkan oleh lembaga publik lainnya

Komisi

Jika Anda meminta "pengungkapan" atau "pemberitahuan tujuan penggunaan", biaya berikut akan dikenakan.

Jumlah biaya	1.000 yen per permintaan

• *Mengenai biaya penanganan, harap melampirkan prangko atau wesel pos untuk biaya penanganan.

Kontak untuk pertanyaan/keluhan mengenai penanganan informasi pribadi

SMART EXCHANGE Co., Ltd. Meja Penyelidikan Informasi Pribadi

Gedung Tokyo Shiodome Lantai 6, 1-9-1 Higashi-Shinbashi, Minato-ku, Tokyo 105-7306
Email: contact@smart-exchange.co.jp
Jam buka resepsionis untuk pertanyaan informasi pribadi: Hari kerja (Senin sampai Jumat) 10:00-18:00

• *Selain itu, karena perusahaan kami adalah bisnis target dari Asosiasi Promosi Masyarakat dan Ekonomi Informasi Jepang, sebuah organisasi perlindungan informasi pribadi bersertifikat, Anda juga dapat menghubungi meja pertanyaan Asosiasi Promosi Masyarakat dan Ekonomi Informasi Jepang di bawah ini.

Japan Institute for Promotion of Digital Economy and Community (JIPDEC)
Pusat Promosi Privacy Mark　Kantor Privacy Mark

Roppongi First Building, 1-9-9 Roppongi, Minato-ku, Tokyo 106-0032
TEL.03-5860-7563　FAX.03-5573-0562
Jam layanan: Hari kerja (Sen–Jum) 9:30–17:00 (tidak termasuk 12:00–13:00)